Na temelju članka 19. stavak (1) Zakona o Vladi Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 1/94, 8/95, 58/02, 19/03, 2/06 i 8/06), na prijedlog Federalnog ministarstva pravde, Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na 158. sjednici, održanoj 19.10.20I8. godine, donosi
U R E D B U
O PROVEDBI POSTUPKA DIGITALIZACIJE ZBIRKI ISPRAVA REGISTRA POSLOVNIH SUBJEKATA
Članak 1.
(Predmet Uredbe)
Ovom uredbom utvrđuje se jedinstvena procedura za provedbu postupka digitalizacije zbirki isprava registra poslovnih subjekata u registarskim sudovima, u Federaciji Bosne i Hercegovine.
Članak 2.
(Sadržaj postupka digitalizacije)
Postupak digitalizacije zbirki isprava registra poslovnih subjekata u registarskim sudovima u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: zbirka isprava registra) obuhvata:
a) definiranje temeljnih pojmova,
b) preciziranje postupka digitalizacije dokumenata,
c) preciziranje postupka indeksiranja skeniranih dokumenata i unosa podataka,
d) pripremne aktivnosti u cilju uspostavljanja i primjene zbirke isprava registra u elektronskom obliku,
e) radnje izvođača radova digitalizacije i registarskih sudova u postupku realizacije poslova digitalizacije,
r) tehnički zahtjevi digitalizacije,
g) smjernice u postupku digitalizacije,
h) druge aktivnosti koje su neophodne za nesmetano vršenje ovih poslova.
Članak 3.
(Značenje pojmova)
Pojedini pojmovi i izrazi uporabljeni u ovoj uredbi imaju sljedeća značenja:
a) digitalizacija je stvaranje potpunih i pretraživih zbirki u elektronskom obliku svih dokumenata koji postoje u fizičkom obliku o svim poslovnim subjektima,
b) folder je skup fajlova u kojem su smješteni svi fajlovi koji se odnose na jedan poslovni subjekat,
c) fajl je dio foldera jednog poslovnog subjekta u kojem su pohranjene isprave u elektronskom obliku, a tiču se jednog upisa u glavnu knjigu registra (osnivanje, povezivanje i prestanak subjekta upisa, osnivanje, odnosno prestanak-dijela subjekta, statusne promjene i sl.),
d) indeksiranje je pridruživanje indeksa ili bar-koda skeniranom dokumentu, da bi se kasnije informatički uvezao sa drugim podacima u elektronskom obliku o tom dokumentu,
e) izvođač radova je poslovni subjekt koji provodi postupak digitalizacije zbirki isprava registra sa kojim Federalno ministarstvo pravde (u daljem tekstu: Ministarstvo) zaključuje Ugovor o pružanju usluga i Ugovor o povjerljivosti podataka,
f) kontrola kvaliteta digitalizacije je radnja uposlenika suda na pregledu rezultata završenog postupka digitalizacije u smislu provjere da je digitalni oblik
informacije po svom sadržaju identičan sadržaju informacije iz dokumenata koji su skenirani.
Članak 4.
(Postupak digitalizacije)
(1) Postupak digitalizacije zbirki isprava registra obuhvata skeniranje, odnosno pohranu svih dokumenata, uključujući i dostavnice i povratnice, te povezivanje tih dokumenata sa relevantnim dokumentima u elektronskom obliku iz postojećeg registra poslovnih subjekata u elektronskom obliku, kao i unos, odnosno pohranu potrebnih pripadajućih podataka.
(2) Zbirka isprava svakog poslovnog subjekta u elektronskom obliku ima jedan ili vise registarskih spisa.
(3) Registarski spis sadrži sve isprave i dokaze, kao i sve akte donesene u postupku registracije jednog predmeta upisa, kao što su:
a) osnivanje, povezivanje i brisanje subjekta upisa,
b) osnivanje, odnosno brisanje dijela subjekta upisa,
c) sve statusne promjene kod tog poslovnog subjekta (promjene oblika organiziranja subjekta, promjene podataka o povezanim društvima, promjene podataka o subjektu upisa koji su od značaja za pravni promet i njihova izmjena, podatke u svezi sa prestankom, stečajnim, odnosno likvidacionim postupkom, podatke o pokretanju postupka brisanja subjekta registracije i sl.).
(4) Digitalizirani dokumenti se organiziraju u foldere i fajlove.
(5) Jedan folder se dodjeljuje jednom poslovnom subjektu, a u fajlove se pohranjuju sve isprave u elektronskom obliku koje se odnose na jedan registarski spis.
(6) Redoslijed digitaliziranih dokumenata u fajlovima treba da odgovara redoslijedu iz izvornog dokumenta iz sudskog registarskog spisa.
Članak 5.
(Obveze sudova)
Registarski sudovi u Federaciji Bosne i Hercegovine omogućavaju izvođaču radova nesmetan pristup postojećem registru poslovnih subjekata da bi se ostvarile pretpostavke da izvođač radova pristupi formiranju, konsolidiranog registra sa skeniranim datotekama.
Članak 6.
(Postupanje izvođača)
(1) Postupak digitalizacije vrši izvođač radova u registarskom sudu bez mogućnosti prebacivanja spisa predmeta iz sudskih prostorija.
(2) Postupak digitalizacije ne utječe na dinamiku obavljanja redovnih poslova registarskih sudova utvrđenih relevantnim propisima.
Članak 7.
(Obveze izvođača)
(1) Izvođač radova digitalizaciju, odnosno skeniranje dokumenata obavlja uz prisustvo uposlenika registarskog suda određenog od predsjednika suda, za nadzor nad postupkom digitalizacije, koji je zadužen za preuzimanje odabranih fizičkih datoteka iz arhive, pripremu dokumenata za digitalizaciju, digitalizaciju i vraćanje datoteka u arhivu u izvornom stanju i na istu fizičku lokaciju sa koje je preuzeta.
(2) Izvođač radova potpisuje primjerak reversa zaduženih, fizički izuzetih i preuzetih datoteka iz arhive, a jedan primjerak zadržava radnik suda iz stavka (1) ovog članka.
(3) Izvođač radova osigurava da preuzeti dokumenti budu potpuni i neoštećeni u odnosu na stanje zatečeno prigodom preuzimanja.
(4) Svu neophodnu opremu, kao i odgovarajući broj uposlenika koji će obavljati poslove postupka digitalizacije osigurava izvođač radova.
(5) Izvođač radova postavlja opremu iz stavka (4) ovog članka u prostorijama registarskog suda kod kojeg se vrši skeniranje dokumenata.
(6) Izvođač radova izvodi radove na način da u najmanjoj mjeri ometa redovno obavljanje poslova registarskog suda.
Članak 8.
(Postupanje suda u procesu digitalizacije)
(1) Registarski sudovi osiguravaju prostor za opremu i za uposlenika registarskog suda, koji će nadgledati i aktivno sudjelovati u realiziranju postupka digitalizacije.
(2) Radnici suda vrše odabir fizičkih datoteka iz arhive za skeniranje, sačinjavaju revers i vrše predaju fizičkih datoteka iz arhive, nadgledaju postupak skeniranja i prate vraćanje predmeta u arhivu nakon okončanja postupka skeniranja.
(3) Registarski sudovi zaduženi su za kontrolu kvaliteta digitalizacije i unosa podataka.
(4) Registarski sud vrši preuzimanje i upravljanje konsolidiranim registrom nakon završene obrade od izvođača radova, na temelju sačinjenog zapisnika o primopredaji.
Članak 9.
(Testna digitalizacija)
(1) Na početku postupka digitalizacije uradit će se nekoliko primjeraka testne digitalizacije da bi se utvrdilo da je kvalitet digitaliziranog materijala zadovoljavajući.
(2) Ako kvalitet digitaliziranog materijala ne bude zadovoljavajući uradit će se potrebno usklađivanje.
(3) Temelj konačne specifikacije za rezoluciju skeniranja i broj DPI-ja, čini izlaz iz nekoliko testnih slučajeva iz različitih godina da bi se osigurao dobar kvalitet skeniranih dokumenata, s tim da rezolucija ne smije biti manja od optimalne iz članka 10. stavak (2) ove uredbe.
(4) Zapisnikom se potvrđuje zadovoljavajući kvalitet digitalizacije, koji potpisuje šef projekta u ime izvođača radova i odgovorne osobe iz Ministarstva, uz pribavljeno mišljenje registarskih sudova.
(5) Kada je o obradi riječ, dokumentacijom dominira jednostrani i dvostrani A4 format, sa grupama A5 (dostavnice/povratnice), A3 format kojih ima do 10% i pune koverte, koje je potrebno skenirati na FLAT skeneru.
(6) Od navedene dokumentacije, dokumenti u obliku fotografija, paus papira i slično, koji sačinjavaju do l % od ukupne građe koja se digitalizira, potrebno je skenirati u boji, radi očuvanja formata i boja, dok se ostalo digitalizuje u crno-bijeloj boji.
Članak 10.
(Izgled digitaliziranog primjerka)
(1) Sve stranice PDF fajlova koji su rezultat digitalizacije su čitljive na ekranu i u hard-kopiji nastaloj od digitaliziranog primjerka.
(2) Optimalna rezolucija je minimalno 150 DPI-ja za crno-bijelo skeniranje i 300 DPI-ja za skeniranje u boji, uz osiguravanje i drugih parametara postupka digitalizacije i PDF konverzije, uz stvaranje PDF fajlova što manje veličine, u prosjeku do 20 KB po stranici formata A4, sukladno određenoj minimalnoj kvaliteti digitaliziranog dokumenta.
(3) Svaki dokument u papirnom obliku se digitalizuje u jednoj PDF/A-2 datoteci, sa istim brojem stranica kao i izvorni dokument bez praznih stranica.
(4) Sadržaj dokumenta obrađuje se pomoću optičkog prepoznavanja znakova (OCR) i indeksira da bi se omogućila odgovarajuća pretraga kroz cijeli sadržaj.
(5) Kontrola broja digitaliziranih materijala omogućava se tablicom sa sljedećim informacijama:
a) broj poslovnog subjekta registracije,
b) broj digitaliziranih dokumenata,
c) broj stranica po dokumentu,
d) naziv datoteke i drugih atributa.
(6) Izvođač radova osigurava alat za verifikaciju PDF-A2 usklađenosti i broja digitaliziranih dokumenata i stranica.
Članak 11.
(Izgled digitalizirane zbirke isprava)
U postupku digitalizacije osiguravaju se:
a) potpune, pregledne i pretražive zbirke isprava registra u elektronskom obliku,
b) zbirka isprava registra u elektronskom obliku za svakog subjekta upisa, koja je smještena u jednom folderu, na način da jedan folder bude dodijeljen jednom subjektu upisa, a koji sadrži vise fajlova, gdje svaki fajl sadrži cjelokupne isprave jednog registarskog spisa u elektronskom obliku, u svezi sa postupcima osnivanja ili promjenom ili prestankom ili drugim statusnim promjenama subjekta upisa ili drugo,
c) svi fajlovi i dokumenti organizirani po hronološkom redu nastanka predmeta, odnosno ulaganja u spis predmeta,
d) indeksiranje i informatičko uvezivanje sa relevantnim postojećim dokumentima u elektronskom obliku, iz postojeće glavne knjige registra u elektronskom obliku, te unos, odnosno pohrana novih podataka.
Članak 12.
(Unos metapodataka)
(I) Za registarske spise nastale nakon 1. siječnja 2009. godine proces indeksiranja i informatičkog uvezivanja sa relevantnim postojećim elektronskim zapisima iz aktuelne baze poslovnih subjekata podrazumijeva unos sljedećih metapodataka za svaki digitalizirani dokument;
a) Naziv poslovnog subjekta
b) Matični broj subjekta: MBS
c) Poreski broj subjekta JIB
d) Broj rješenja iz trenutnog elektronskog registra poslovnih subjekata: RJE_ID
e) Datum rješenja
f) Vrsta upisa (sa mogućnošću odabira više vrsta upisa u jednom spisu):
- Osnivanje
- Upis prokure
- Promjena naziva subjekta
- Promjena sjedišta
- Promjena djelatnosti-uskladivanje djelatnosti
- Promjena osoba ovlaštenih za zastupanje
- Promjena ovlaštenja osoba ovlaštenih za zastupanje
- Promjena osnivača/člana subjekta
- Povećanje kapitala
- Smanjenje kapitala
- Upis preostalog ugovorenog novčanih dijela osnovnog kapitala
- Osnivanje podružnice
- Osnivanje podružnice strane osobe
- Promjena sjedišta podružnice
- Promjena osobe ovlaštene za zastupanje podružnice
- Ostali upisi
- Brisanje podružnice (prestanku)
- Podjela subjekta (statusna promjena)
- Pripajanje subjekta (statusna promjena)
- Spajanje subjekata (statusna promjena)
- Promjena oblika organiziranja (statusna promjena)
- Izdvajanje dijela subjekta (samo za ustanove)
- Upis zabilježbe likvidacije
- Upis zabilježbe stečaja
- Upis zabilježbe na temelju sudskih odluka i organa uprave
- Brisanje zabilježbe likvidacije
- Brisanje konačnog neosnovanog upisa
- Brisanje subjekta
- Napomena glavne knjige
g) Datum i tip dokumenta uz svaki digitalizirani dokument:
- Rješenje
- Osnivački akt
- Statut
- Izmjena osnivačkog akta
- Izmjena statuta
- Odluka o promjeni osoba ovlaštenih za zastupanje
- Ostalo (sva druga dokumenta i isprave, računajući dostavnice, uplatnice, nalaze i mišljenje vještaka, kopije osobnih dokumenata i sve ostalo što se nalazi u registarskom spisu)
- Odluka o podjeli subjekta
- Odluka o pripajanju subjekta
- Odluka o spajanju subjekta
-Odluka o izdvajanju subjekta-samo za ustanove
- Odluka o promjeni oblika organiziranja
- Osnivački akt podružnice
- Odluka o brisanju podružnice
- Odluka za upis zabilježbe
(2) Za sve registarske spise nastale prije 1. siječnja 2009. godine, proces indeksiranja podrazumijeva unos sljedećeg minimalnog seta metapodataka za svaki digitalizirani dokument:
a) Matični broj subjekta: MBS
b) Poreski broj subjekta JIB
c) MB
d) Carinski broj (ukoliko ga ima)
e) Naziv subjekta
f) Skraćeni naziv subjekta
g) Sjedište
h) Oblik (pravna forma) subjekta upisa
i) Broj rješenja
j) Datum rješenja
k) Osnovna djelatnost subjekta (ukoliko je ima)
l) Visina ugovorenog (upisanog) osnovnog kapitala
m) Visina uplaćenog kapitala u novcu.
n) Vrijednost kapitala u stvarima i pravima
o) Firma i sjedište, odnosno ime, prezime i prebivalište (svih) osnivača/vlasnika subjekta upisa
p) Procentualno sudjelovanje pojedinačnog osnivača u kapitalu subjekta upisa (u novcu, pravima i stvarima)
q) Ime, prezime, prebivalište odnosno boravište i položaj ovlaštenog predstavnika/zastupnika subjekta upisa.
r) Obim ovlasti ovlaštenog predstavnika/zastupnika subjekta upisa
s) Vrsta upisa (sa mogućnošću odabira više vrsta upisa u
jednom spisu):
- Osnivanje
- Upis prokure
- Promjena naziva subjekta
- Promjena sjedišta
- Promjena djelatnosti-uskladivanje djelatnosti
- Promjena osoba ovlaštenih za zastupanje
- Promjena ovlaštenja osoba ovlaštenih za zastupanje
- Promjena osnivača/člana subjekta
- Povećanje kapitala
- Smanjenje kapitala
- Upis preostalog ugovorenog novčanog dijela temeljnog kapitala
- Osnivanje podružnice
- Osnivanje podružnice strane osobe
- Promjena sjedišta podružnice
- Promjena osobe ovlaštene za zastupanje podružnice
- Ostali upisi
- Brisanje podružnice (prestanku)
- Podjela subjekta (statusna promjena)
- Pripajanje subjekta (statusna promjena)
- Spajanje subjekata (statusna promjena)
- Promjena oblika organiziranja (statusna promjena)
- Izdvajanje dijela subjekta (samo za ustanove)
- Upis zabilježbe likvidacije
- Upis zabilježbe stečaja
- Upis zabilježbe na temelju sudskih odluka i organa uprave
- Brisanje zabilježbe likvidacije
- Brisanje konačnog neosnovanog upisa
- Brisanje subjekta
- Napomena glavne knjige
t) Datum i tip dokumenta uz svaki digitalizirani dokument:
- Rješenje
- Osnivački akt
- Statut
- Izmjena osnivačkog akta
- Izmjena statuta
- Odluka o promjeni osoba ovlaštenih za zastupanje
- Ostalo (sva druga dokumenta i isprave, računajući dostavnice, uplatnice, nalaze i mišljenje vještaka, kopije osobnih dokumenata i sve ostalo što se nalazi u registarskom spisu)
- Odluka o podjeli subjekta
- Odluka o pripajanju subjekta
- Odluka o spajanju subjekta
- Odluka o izdvajanju subjekta-samo za ustanove
- Odluka o promjeni oblika organiziranja
- Osnivački akt podružnice
- Odluka o brisanju podružnice
- Odluka za upis zabilježbe
(3) Za sve nove registarske spise, koji pristignu od početka implementacije Ugovora o pružanju usluga i Ugovora o povjerljivosti podataka, unosit će se svi podaci iz jedinstvenog obrasca za registraciju.
(4) Izgled "Prozora" zbirke isprava registra u elektronskom obliku nalazi se u Privitku 1. ove uredbe i čini njen sastavni dio.
Članak 13.
(Uvezanost podataka u postojećoj glavnoj knjizi registra u elektronskom obliku sa zbirkom isprava registra u elektronskom obliku)
Izvođač radova osigurava uvezanost podataka u postojećoj glavnoj knjizi registra u elektronskom obliku sa zbirkom isprava registra u elektronskom obliku na način da čine funkcionalnu cjelinu i da budu pogodni za pretraživanja.
Članak 14.
(Stupanje na snagu)
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objave u
"Službenim novinama Federacije BiH".
V broj 1224/2018
19. listopada 2018. godine
Sarajevo
Premijer
Fadil Novalić, v, r.