Na osnovu člana 19. stav 1. Zakona o Vladi Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 1/94, 8/95, 58/02, 19/03, 2/06 i 8/06), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na 95. sjednici, održanoj 14.01.2014. godine, donosi
O PROCESU TROGODIŠNJEG I GODIŠNJEG PLANIRANJA, I GODIŠNJEG IZVJEŠTAVANJA U FEDERALNIM MINISTARSTVIMA I INSTITUCIJAMA
Član l.
(Predmet)
Ovom uredbom definiše se obaveza federalnih ministarstava i institucija da donose trogodišnje i godišnje planove rada. i godišnje izvještaje o radu. Uredbom se ureduje postupak izrade i usvajanja planova i izvještaja o radu. uključujući osnovne korake i metodologiju, kojih će se pridržavati federalna ministarstva i institucije u skladu sa svojim pravima i dužnostima utvrđenim Ustavom, zakonima i drugim propisima Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: "FBiH").
Član 2.
(Nosioci aktivnosti)
Nosioci aktivnosti i odgovornosti u procesu planiranja i izvještavanja federalnih ministarstava i institucija su;
a) Federalni zavod za programiranje razvoja (u daljem tekstu: "Zavod") - za koordiniranje svih aktivnosti planiranja i izvještavanja, pružanje stručne pomoći federalnim ministarstvima i institucijama, donošenje orijentacijskih mjerila za federalna ministarstva i institucije, objedinjavanje i izradu planova i izvještaja o radu Vlade FBiH, te predlaganje akata vezanih za planiranje i izvještavanje koji su u nadležnosti Vlade FBiH;
b) Federalna ministarstva i institucije - za izradu i usvajanje trogodišnjih planova rada, te izradu godišnjih planova i izvještaja i obezbjeđenje dodatnih podataka i informacija po zahtjevu Zavoda;
c) Vlada FBiH - za razmatranje, usvajanje i dostavljanje planova i izvještaja o radu Vlade FBiH, Parlamentu FBiH.
Član 3.
(Definicije)
Izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju slijedeća značenja:
a) strateški dokumenti - integrisane i sektorske strategije razvoja u FBiH i Bosni i Hercegovini (u daljem tekstu: BiH")
b) strateški ciljevi federalnih ministarstava i institucija -široko postavljeni pravci djelovanja na ostvarenju vizije;
c) misija - općenit opis onoga što organizacija radi, s kim ili za koga to radi, šta čini njene specifične nadležnosti, te zašto organizacija radi to što radi;
d) vizija - opis kako će izgledati organizacija jednom kada dosegne svoj puni potencijal;
e) trogodišnji plan - definiše misiju, viziju i strateške ciljeve federalnih ministarstava i institucija, koji proizilaze iz nadležnosti federalnih ministarstava i institucija i relevantnih strateških dokumenata, programe i aktivnosti u implementaciji strateških ciljeva, njihov finansijski okvir, izvore finansiranja u trogodišnjem periodu (prema principu 1+2) u skladu sa kalendarom izrade Budžeta Vlade FBiH i ostale aktivnosti koje federalna ministarstva i institucije rade u skladu sa svojim nadležnostima i zakonskim propisima;
f) godišnji plan rada - sadrži, pored redovnih aktivnosti, i aktivnosti na godišnjem nivou koje će ministarstva i institucije preduzeti kako bi se implementirali strateški ciljevi iz usvojenih strateških dokumenata. Priprema se na osnovu usvojenih trogodišnjih planova;
g) godišnji izvještaj o radu - sadrži analizu izvršenja aktivnosti planiranih godišnjim planom rada;
h) program - skup srodnih i povezanih aktivnosti koje doprinose ostvarenju zadatih ciljeva;
i) projekat - organizacijska forma sa ograničenim trajanjem uz pomoć koje se realizuje jedan ili više međusobno povezanih programa ili aktivnosti akcionog plana usmjerenih prema zajedničkom cilju;
j) federalne institucije - federalne uprave, federalne upravne organizacije i sve druge institucije od federalnog značaja čije rukovodioce imenuje Vlada FBiH. bez obzira jesu li budžetski korisnici ili nisu (zavodi, agencije, stručne službe, komisije i dr.).
Član 4.
Sastavni dio ove uredbe su obrazac okvira budžetskog planiranja u deset koraka i Tabele 1, 2., 3. i 4. sa objašnjenjima koji se nalaze u prilogu ove uredbe i čine njen sastavni dio.
DIO DRUGI - TROGODIŠNJE PLANIRANJE FEDERALNIH MINISTARSTAVA I INSTITUCIJA
Član 5.
(Osnovni principi)
Osnovni principi kojima se rukovode federalna ministarstva i institucije u postupku izrade trogodišnjeg plana uključuju;
a) Trogodišnji plan proizlazi iz strateških prioriteta Vlade FBiH, nadležnosti federalnih ministarstava i institucija i sveobuhvatne analize postojećeg stanja u predmetnoj oblasti;
b) Trogodišnji i godišnji planovi rada doprinose implementaciji razvojnih dokumenata na nivou BiH i FBiH, dokumenata relevantnih za proces evropskih integracija i međunarodno preuzetih obaveza BiH;
c) Trogodišnji plan se izrađuje za period od tri godine i vremenski okvir izrade je usklađen sa kalendarom izrade budžeta kao što je predviđeno Zakonom o budžetima FBiH;
d) Na osnovu utvrđenih strateških ciljeva, federalna ministarstva i institucije planiraju programe i aktivnosti koje će doprinijeti implementaciji istih;
e) Aktivnosti i programi predviđeni trogodišnjim planom moraju biti finansijski ostvarivi i u okviru raspoloživih budžetskih i vanbudžetskih finansijskih sredstava;
f) Prilikom izrade trogodišnjeg plana, ministarstva i institucije provode proces konsultacija sa svim relevantnim ministarstvima i drugim organima uprave i institucijama na nižim nivoima vlasti koji mogu doprinijeti izradi trogodišnjeg plana;
g) Trogodišnji plan federalne institucije se prilagođava i usklađuje sa trogodišnjim planom federalnog ministarstva sa kojim je, u skladu sa svojim nadležnostima, resorno povezana;
h) Trogodišnji plan sadrži narativni dio i tabelu sa jasno prikazanim programima i aktivnostima, nosiocima aktivnosti, rokovima izvršenja, budžetom i indikatorima izvršenja;
i) U postupku izrade trogodišnjeg plana, federalna ministarstva i institucije koriste Priručnik za strateško planiranje koji se nalazi na web stranici Zavoda.
Član 6.
(Tok procesa trogodišnjeg planiranja)
Ključni koraci u procesu trogodišnjeg planiranja:
a) Priprema za trogodišnje planiranje, uključujući definisanje učesnika, organizaciju i način komuniciranja;
b) Analiza i pregled postojećeg strateškog okvira i prioriteta iz strateških dokumenata;
c) Definisanje mandata, misije i vizije;
d) Analiza okruženja (SWOT analiza prednosti, nedostataka, mogućnosti i prijetnji);
e) Definisanje strateških ciljeva na osnovu ciljeva i prioriteta iz strateških dokumenata, misije i vizije, te zakonskih propisa;
f) Utvrđivanje kriterija za određivanje prioritetnih aktivnosti;
g) Definisanje programa i aktivnosti za trogodišnji period;
h) Utvrđivanje troškova i povezivanje sa budžetskim procesom;
i) Definisanje indikatora za praćenje i evaluaciju;
j). Utvrđivanje nosilaca realizacije aktivnosti.
Član 7.
(Format i sadržaj trogodišnjeg plana)
(1) Trogodišnji plan ima sljedeće ključne elemente:
a) Opis nadležnosti federalnog ministarstva i institucije;
b) Opis okruženja u kojem radi federalno ministarstvo i institucija, karakteristike sektora i unutrašnje prilike n ministarstvu i instituciji;
c) Izjava o viziji i misiji federalnog ministarstva i institucije;
d) Opis i pregled strateških ciljeva koji proizlaze iz nadležnosti federalnog ministarstva i institucije i odgovarajućih strateških dokumenata čijoj realizaciji programi i aktivnosti iz trogodišnjeg plana doprinose;
e) Opis kriterija za određivanje prioritetnih aktivnosti;
f) Procjena doprinosa konkretnih aktivnosti realizaciji strateških ciljeva;
g) Programi i planirane aktivnosti na trogodišnjem nivou sa prioritetima, nosiocima aktivnosti, rokovima izvršenja, budžetskim sredstvima i indikatorima izvršenja prema tabeli l. ove uredbe.
(2) Trogodišnji plan federalnog ministarstva i institucije se radi svake godine na principu l+2 i predstavlja osnovu za izradu godišnjeg plana rada.
Član 8.
(Veza sa strateškim dokumentima i prioritetima Vlade FBiH)
(1) Prilikom izrade trogodišnjeg plana, federalna ministarstva i institucije će uzeti u obzir definisane prioritete Vlade FBiH, te razmotriti relevantne strateške dokumente, koji čine strateški okvir za izradu plana.
(2) Trogodišnji plan rada federalnih ministarstava i institucija sadrži strateške ciljeve i prioritete usklađene sa strateškim integriranim/sektorskim dokumentima BiH i FBiH, dokumentima relevantnim za proces evropskih integracija i međunarodno preuzetim obavezama.
Član 9.
(Proces konsultacija i koordinacije)
Nosioci aktivnosti u izradi trogodišnjeg plana su ministar, odnosno rukovodilac institucije, koordinator planiranja i izvještavanja i rukovodeći državni službenici u skladu sa svojim ovlaštenjima i odgovornostima. Prilikom izrade ili revizije trogodišnjeg plana potrebno je ostvariti međusobnu saradnju svih organizacionih jedinica u federalnom ministarstvu i instituciji, kao i saradnju sa ministarstvima i institucijama na drugim nivoima vlasti i odgovarajućim socio-ekonomskim partnerima.
Član 10.
(Vremenski okvir izrade trogodišnjeg plana i usklađivanje sa procesom izrade budžeta)
(1) Trogodišnji plan federalnih ministarstava i institucija mora biti usklađen sa procesom izrade budžeta, u skladu sa okvirom budžetskog planiranja u 10 koraka koji se primjenjuje u BiH.
(2) Okvir budžetskog planiranja u deset koraka nalazi se u prilogu ove uredbe.
(3) Pri usklađivanju procesa trogodišnjeg planiranja u federalnim ministarstvima i institucijama sa procesom planiranja i izrade budžeta potrebno je pridržavati se sljedećih rokova;
a) nacrt trogodišnjeg plana treba biti pripremljen prije roka za dostavljanje tabela pregleda prioriteta budžetskih korisnika za naredni trogodišnji period i
dostavljen Federalnom ministarstvu finansija/financija (u daljem tekstu: "Ministarstvo finansija") najkasnije do 31. marta/ožujka godine koja prethodi trogodišnjem periodu ili drugog roka koji odredi Ministarstvo finansija;
b) revidirani nacrt trogodišnjeg plana izrađuje se prije roka za dostavljanje budžetskih zahtjeva budžetskih korisnika za narednu godinu i dostavlja se Ministarstvu finansija najkasnije do 15. augusta/kolovoza godine koja prethodi godini za koju se donosi budžet ili drugog roka koji odredi Ministarstvo finansija;
c) trogodišnji plan se usvaja od strane nadležnih federalnih ministarstava i institucija najkasnije do 31. oktobra/listopada godine koja prethodi trogodišnjem periodu za koji se donosi akcioni plan;
d) nakon usvajanja, trogodišnji plan se objavljuje na internet stranici federalnog ministarstva i institucije.
DIO TREĆI - GODIŠNJE PLANIRANJE RADA FEDERALNIH MINISTARSTAVA I INSTITUCIJA
Član 11.
(Osnovni principi)
Osnovni principi kojima se rukovode federalna ministarstva i institucije u postupku godišnjeg planiranja su:
a) Godišnji plan rada proizlazi iz trogodišnjeg 'plana federalnog ministarstva i institucije;
b) Godišnji plan rada se izrađuje za period od jedne kalendarske godine;
c) Aktivnosti i programi predviđeni godišnjim planom rada moraju biti usklađeni sa usvojenim Budžetom Vlade FBiH;
d) Prilikom izrade godišnjeg plana rada federalna ministarstva i institucije provode konsultacije sa svim relevantnim subjektima na svim nivoima vlasti;
e) Za zakonske i podzakonske akte koji se donose, precizno će se navesti rokovi, razlozi za donošenje i očekivani efekti.
Član 12.
(Tok procesa i vremenski okvir izrade godišnjeg plana rada)
(1) Nakon usvajanja Budžeta Vlade FBiH potrebno je izvršiti usklađivanje godišnjeg plana rada federalnih ministarstava i institucija sa budžetom.
(2) U godišnji program rada Vlade FBiH ulaze programi rada federalnih ministarstava. Federalna ministarstva i institucije svoje godišnje planove rada dostavljaju Zavodu koji objedinjuje sve pojedinačne godišnje planove rada ujedan jedinstveni godišnji plan rada Vlade FBiH. Sva federalna ministarstva su dužna da u svoje planove rada uzmu u obzir i planove rada federalnih institucija sa kojima su, u skladu sa svojim nadležnostima, resorno povezani.
(3) Ukoliko Vlada FBiH zahtijeva, u godišnji plan rada Vlade FBiH, biće uključeni i planovi rada federalnih institucija. U tom slučaju, federalna ministarstva nemaju obavezu da u svojim planovima rada uzmu u obzir i planove rada federalnih institucija sa kojima su resorno povezani.
(4) Federalna ministarstva najkasnije do 15.12. tekuće godine dostavljaju Zavodu svoj godišnji plan rada za naredim godinu.
Ovaj stav se odnosi i na federalne institucije u slučaju iz tačke (3) ovog člana.
(5) U slučaju iz tačke 2. ovog člana, federalne institucije dostavljaju nadležnim resornim federalnim ministarstvima godišnji plan rada za narednu godinu najkasnije do 05.12. tekuće godine.
(6) Zavod će najkasnije do 31.12. tekuće godine objediniti pojedinačne planove rada u jedinstveni godišnji plan rada Vlade FBiH i dostaviti ga Vladi FBiH najkasnije do 05.01. godine za koju se donosi plan.
(7) Vlada FBiH će najkasnije do 15.01. usvojiti godišnji plan rada za tekuću godinu.
Član 13.
(Format i sadržaj godišnjeg plana)
(1) Godišnji plan rada ima sljedeće ključne elemente:
a) Ukratko opis nadležnosti federalnog ministarstva i institucije (najviše polovina stranice);
b) Ukratko pregled najvažnijih programa i aktivnosti koji će obilježiti rad u godini za koju se donosi godišnji plan i očekivani rezultati i efekti (najviše jedna stranica);
c) Pregled relevantnih subjekata koji su konsultovani pri izradi godišnjeg plana rada federalnog ministarstva i institucije;
d) Planirani programi i aktivnosti na godišnjem nivou sa nosiocima aktivnosti, rokovima izvršenja, budžetskim sredstvima i indikatorima izvršenja prema tabeli 2. ove uredbe,
(2) Godišnji plan rada će biti urađen u word formatu, font Ariel, veličina fonta 12 (tekst u tabelama veličina fonta 9).
DIO ČETVRTI - GODIŠNJE IZVJEŠTAVANJE FEDERALNIH MINISTARSTAVA l INSTITUCIJA
Član 14.
(Period izvještavanja i rokovi dostave izvještaja)
(1) Federalna ministarstva i institucije rade godišnje izvještaje o radu na osnovu godišnjih programa rada, a ukoliko to Vlada FBiH zatraži i za periode kraće od jedne godine.
(2) U godišnji izvještaj o radu Vlade FBiH ulaze izvještaji o radu federalnih ministarstava. Federalna ministarstva dostavljaju svoje izvještaje o radu Zavodu najkasnije do 10.01. tekuće godine za prethodnu godinu, a Zavod pojedinačne izvještaje objedinjuje u jedinstveni izvještaj o radu Vlade FBiH.
(3) Kada Vlada FBiH zatraži, u godišnji izvještaj o radu Vlade FBiH ulaze i godišnji izvještaji o radu federalnih institucija. U tom slučaju, i na federalne institucije se odnosi tačka (2) ovog člana.
(4) Zavod će najkasnije do 25.01. finalizirati Izvještaj o radu Vlade FBiH i isti dostaviti Vladi FBiH na usvajanje.
(5) Vlada FBiH će najkasnije do 10.02. tekuće godine razmotriti i usvojiti Izvještaj o radu za proteklu godinu i dostaviti ga Parlamentu FBiH najkasnije do 15.02. tekuće godine.
Član 15.
(Format i sadržaj godišnjeg Izvještaja o radu)
(1) Izvještaj o radu sastoji se od sljedećih elemenata:
a) ukratko opis nadležnosti federalnog ministarstva i institucije (najviše polovina stranice);
b) ukratko pregled najvažnijih programa i aktivnosti koji su obilježili rad u izvještajnoj godini sa indikatorima izvršenja i efektima (najviše jedna stranica);
c) pregled izvršenih planiranih aktivnosti - projekata sa procentom izvršenja u odnosu na plan, utrošenim sredstvima u odnosu na plan, indikatorima izvršenja, efektima koji su proizvele, prema tabeli 3. ove uredbe;
d) za aktivnosti (programi, zakonski i pozakonski akti i sl.) koje su predviđene planom, a nisu urađene, potrebno je navesti razloge zbog kojih nisu izvršene;
e) aktivnosti koje su urađene u izvještajnom periodu, a nisu planirane, evidentiraju se u tabeli 4. ove uredbe zajedno sa indikatorima i efektima izvršenja.
(2) , Izvještaj o radu se radi u Word formatu, font Ariel, veličina fonta 12 (tekst u tabelama veličina fonta 9),
Član 16.
(Koordinator planiranja i izvještavanja)
(1) S ciljem što efikasnijeg procesa trogodišnjeg i godišnjeg planiranja i izvještavanja, u federalnim ministarstvima i institucijama se uvodi funkcija koordinatora/ice. Koordinator/ica procesa izrade trogodišnjeg plana, godišnjeg plana i godišnjeg izvještaja o radu je sekretar federalnog ministarstva, odnosno institucije. Ukoliko federalna institucija u organizacionoj šemi nema predviđeno radno mjesto sekretara, koordinator/ica će biti imenovan/a iz reda rukovodećih državnih službenika.
(2) Koordinator/ica, u skladu sa svojim nadležnostima, razvija takav način upravljanja procesom planiranja i izvještavanja koji osigurava jasno definisanje različitih uloga i odgovornosti uključenih subjekata, koordinira učestvovanje velikog broja različitih subjekata u procesu, uključujući i druga relevantna ministarstva na istom i nižim nivoima vlasti, te stvara ambijent zajedničke svrhe djelovanja i obezbjeđuje horizontalnu i vertikalnu koordinaciju u skladu sa organizacijskom strukturom federalnog ministarstva i institucije. Koordinator/ica ima ulogu mentora, obezbjeđuje neophodne obrasce i daje upute neposrednim izvršiocima koji izrađuju planove i izvještaje.
(3) Pomoćnici ministra i rukovodioca institucije dužni su da pruže svaku pomoć i da aktivno sarađuju sa koordinatorom u cjelokupnom procesu trogodišnjeg planiranja, godišnjeg planiranja i godišnjeg izvještavanja u federalnim ministarstvima i institucijama.
(4) Koordinator je odgovoran za objedinjavanje planova i izvještaja sektora u jedinstven dokument federalnog ministarstva i institucije, te za koordinaciju cjelokupnog procesa trogodišnjeg planiranja, godišnjeg planiranja i godišnjeg izvještavanja i za svoj rad odgovara ministru, odnosno rukovodiocu institucije.
(5) Pomoćnici federalnog ministra i rukovodioca institucije su odgovorni za neposrednu izradu dokumenata u procesu planiranja i izvještavanja u sektoru kojim rukovode.
(6) Koordinator/ica procesa planiranja i izvještavanja je kontakt osoba koja usko sarađuje sa Zavodom.
Član 17.
(Primjena uredbe)
Ova uredba se primjenjuje u svim federalnim ministarstvima i institucijama.
Član 18.
(Stupanje na snagu)
Ova uredba stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenim novinama Federacije BiH".
Danom stupanja na snagu ove uredbe prestaje važiti Uredba o procesu strateškog planiranja, godišnjeg planiranja i izvještavanja u federalnim ministarstvima ("Službene novine Federacije BiH" broj 19/11).
V broj 42/2014
14. januara 2014. godine
Sarajevo
Premijer
Nermin Nikšić, s. r.