U R E D B U
O ORGANIZIRANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH
POSLOVA U PRAVNIM OSOBAMA U FEDERACIJI
BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
Članak 1.
1. Ovom uredbom, sukladno Zakonu o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine
(u daljnjem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u javnim poduzećima,
javnim ustanovama, udrugama građana, fondacijama i drugim pravnim osobama (u
daljnjem tekstu: pravne osobe), organiziranim u Federaciji Bosne i Hercegovine,
(u daljnjem tekstu: Federacije), koji se odnose na način donošenja liste kategorija
sa rokovima čuvanja, postupak obrađivanja arhivske građe iz registraturne građe,
način vođenja i korištenja arhivske knjige, uvjete čuvanja registraturne i arhivske
građe. odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje
arhivske građe između pravnih osoba i nadležnog arhiva.
Članak 2.
Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe su:
1. Arhiv Federacije – za pravne osobe organizirane na razini Federacije;
2. kantonalni arhivi – za pravne osobe organizirane na razini Kantona;
3. općinski arhivi – za pravne osobe organizirane na razini općine;
4. gradski arhivi – za pravne osobe organizirane na razini grada;
Ako općina, odnosno grad. nemaju svoj arhiv u tom slučaju, nadležan je kantonalni
arhiv na čijem se području općina, odnosno grad nalazi.
Članak 3.
Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova javnih poduzeća, javnih
ustanova, udruga građana, fondacija i drugih pravnih osoba osnovanih u kantonu,
odnosno općini i gradu, ako vršenje arhivskih poslova u tim pravnim osobama
nije regulirano propisima kantona.
Članak 4.
Pravne osobe su dužne organizirati i voditi kao dio svoje redovite djelatnosti,
arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti, sukladno ovoj uredbi.
Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.
II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE SA
ROKOVIMA ČUVANJA
Članak 5.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao
i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe pravne osobe su dužne donijeti
listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu:
lista kategorija).
Članak 6.
Listu kategorija donosi rukovoditelj pravne osobe. Ova lista se može primijeniti
nakon dobijanja suglasnosti nadležnog arhiva.
Članak 7.
Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovoditelj pravne osobe,
a čine je stručni djelatnici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne
građe iz nadležnosti pravne osobe i koji su sposobni ocijeniti znanstveno-historijski,
društveni i praktični značaj te građe.
Članak 8.
Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5
godina, 10 godina, 20 godina i sl.), oznakom ''trajno'' (T) i ''trajno operativno''
(TO).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorija registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog
značaja i od značaja za historiju i druge znanstvene oblasti, kulturu uopće
i druge društvene potrebe, kao i podatke koji govore o uvjetima rada i načinu
života građana, i
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima
u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja
se određuju ovisno o potrebama pravne osobe.
Članak 9.
Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi
davanja suglasnosti. Pravna osoba dužna je postupiti po ocjeni nadležnog arhiva
o tome koje se kategorije registraturne građe, iz liste koju su donijeli, moraju
trajno čuvati.
Ako se tijekom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom
listom kategorija, donositelj liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene
i dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na suglasnost nadležnom
arhivu.
Nadležni arhiv obvezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste
kategorija dati suglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donositelju.
Članak 10.
Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni
dio (obrazac broj 1).
III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ
REGISTRATURNE GRAĐE
Članak 11.
Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registaturne
građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa),
a nemaju svojstvo arhivske građe.
Odabiranje vrši pravna osoba, u čijem je radu nastala registraturna građa, ili
se kod nje nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi.
Članak 12.
Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši
se, po pravilu, iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanja dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na temelju liste
kategorija.
Članak 13.
Pravna osoba dužna je vršiti tekuća odabiranja na temelju rokova utvrđenih u
listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do
1945. godine, kao i od 1992. do 1995. godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stavka 2. ovog članka,
vrši se samo u nadležnom arhivu.
Članak 14.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne
građe, pokreće pravna osoba u čijem je radu nastala građa ili se kod nje nalazi
po bilo kom osnovu.
Rukovoditelj pravne osobe, imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne
registraturne građe suglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stavka 2. ovog člana, obavezno sadrži:
1. naziv pravne osobe, u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga
se nalazi,
2. popis registraturne građe koji se predlaže za uništenje po godinama nastanka,
s brojem registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratora, omota i slično),
naznakom klasifikacijske oznake iz liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen
u toj listi, količinom izdvojene građe izražene u dužnim metrima i podacima
o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena
bezvrijedna registaturna građa.
Pravna osoba dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne
građe koja se predlaže za uništenje.
Članak 15.
Po prijemu popisa iz st. 2. i 3. članka 14. ove uredbe, djelatnik nadležnog
arhiva koji vrši stručni nadzor, (u daljnjem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva),
u suradnji s nadležnom komisijom iz stavka 2. članka 14. ove uredbe, razmatra
popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva, može prilikom provjere, prihvatiti u cjelini ili
djelomično popis bezvrijedne registraturne građe. Ako predstavnik nadležnog
arhiva utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa,
naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene
za uništenje, predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije, sastavljaju zapisnik
na temelju kojeg nadležni arhiv izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne
građe.
Poslije donošenja rješenja iz stavka 3. ovog članka, brojevi izdvojenih predmeta
evidentiraju se u postojećim evidencijama (djelovodnik, upisnik, kartoni, arhivska
knjiga i sl.), koje vodi pravna osoba.
Članak 16.
Pravna osoba dužna je trajno čuvati cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak
izdvajanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik, rješenje,
popis materijala koji je uništen i sl.).
Članak 17.
Na fotografirani, filmirani, fonografirani i na drugi način zabilježeni dokumentarni
materijal primjenjuju se, osim mjera propisanih ovom uredbom, i mjere koje propisuje
proizvođač, odnosno tvorac te građe.
IV – ARHIVSKA KNJIGA
Članak 18.
Svaka pravna osoba dužna je voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje
nadležnosti.
Članak 19.
Rukovoditelj pravne osobe je dužan osigurati da se registraturna građa na kraju
svake godine obvezno, upiše u arhivsku knjigu.
Članak 20.
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni voditi sve pravne osobe,
u okviru kancelarijskog poslovanja.
Arhivska knjiga će opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale
u radu pravne osobe.
Članak 21.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim
predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa.
Pod registraturnom jedinicom, podrazumijeva se fascikla, registrator kutija,
knjiga, omot i druga jedinica pakiranja u koju se odlaže registraturna građa.
Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu.
Članak 22.
U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane sukladno članku
21. ove uredbe, u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni)
predmeti i akti i druga registraturna građa (evidencije, knjige, registri, upisnici,
djelovodni protokoli i dr.).
Članak 23.
Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacijskim
oznakama i količini materijala.
Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sustavu arhiviranja koji
se primjenjivao kod pravne osobe, u vrijeme nastajanja te građe.
Članak 24.
Pravne osobe dužne su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se
po bilo kom osnovu nalazi kod njih na čuvanju (po osnovu likvidacije nekog poduzeća,
odnosno ustanove, po osnovu zatečenosti građe ili ako je pravni sljednik građe
itd.).
Članak 25.
Na registraturnu jedinicu iz stavka 1. članka 21., stavlja se otisak štambilja
za arhivske jedinice prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini
njegov sastavni dio (obrazac broj 2).
Članak 26.
Prijepis ili fotokopija arhivske knjige, u koju su upisane registraturne jedinice
za proteklu godinu, pravne osobe dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do
30. travnja naredne godine.
Članak 27.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način njegovog popunjavanja, nalazi se u
prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 3).
Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije na zahtjev
pravne osobe.
V – UVJETI ČUVANJA REGISTRATURNE
I ARHIVSKE GRAĐE
Članak 28.
Rukovoditelj pravne osobe dužan je poduzeti mjere i obezbijediti uvjete da se
registraturna i arhivska građa iz nadležnosti prave osobe čuva u sređenom i
sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu.
Pod sređenim stanjem, u smislu ove uredbe, podrazumijeva se ustrojena registraturna,
odnosno arhivska gađa, koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju
pravne osobe.
Pod sigurnim stanjem, u smislu ove uredbe, podrazumijeva se čuvanje registaturne
i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
Članak 29.
U cilju zaštite registraturne i arhivske građe pravne osobe su dužne obezbijediti
slijedeće:
1. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe
(u daljnjem tekstu: arhivske prostorije);
2. osigurati arhivsku opremu, održavati klimatske, kemijsko-biološke i fizičke
uvjete i kontrolu tih uvjeta.
Članak 30.
Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo.
U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana
kada su akti i predmeti riješeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije
isteka roka iz stavka 2. ovog članka.
Arhivske prostorje ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafo stanice,
pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i slično.
Članak 31.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se: fascikle, registratori, kutije i druge
jedinice pakiranja (u daljnjem tekstu: registraturne jedinice čuvanja) kao i
stalaže, ormari i kase, vodootporni i metalni kontejneri, hidrometri, termometri,
protupožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontroliraju
i održavaju uvjeti za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe.
Stalaže, ormari, kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala
otpornog na vatru i vodu.
Članak 32.
Pod održavanjem klimatskih, kemijsko-bioloških i fizičkih uvjeta, podrazumijevaju
se zaštita registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja: vlage, temperature,
svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata,
glodara i fizičkih oštećenja.
U arhivskim prostorijama temperatura zraka se mora održavati u rasponu
od 10 – 15 stepeni C, a relativna vlažnost od 50 – 60%.
Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi
izravnom utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji
nemaju kemijsko, foto-kemijsko i biološki štetno dejstvo.
Radi sprječavanja štetnog utjecaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku
građu, obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih
prostorija.
Članak 33.
Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvaća: smještaj akata i predmeta
u registraturne jedinice čuvanja, smještaj registraturnih jedinica čuvanja u
stalaže, ormare i kase s tim da se izvrši obilježavanje stalaža, ormara i kasa
u arhivskim prostorijama.
Članak 34.
Pravne osobe dužne su kontrolirati sređenost i sigurnost stanja registraturne
i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE
IZMEĐU PRAVNIH OSOBA I NADLEŽNOG ARHIVA
Članak 35.
Rukovoditelji pravne osobe, dužni su preduzeti mjere da se nadležnom arhivu
preda arhivska građa iz nadležnosti pravne osobe, osim ako im ta građa nije
data posebnim propisom na čuvanje i korištenje.
Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od
njenog nastajanja. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između
pravne osobe i nadležnog arhiva.
Ukoliko je nadležni arhiv spriječen u određenom roku preuzeti arhivsku građu,
pravne osobe iz stavka 1. ove uredbe dužne su tu građu do predaje nadležnom
arhivu čuvati i osigurati od uništenja na način predviđen odredbama čl. 28.
do 34. ove uredbe.
Članak 36.
Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom
stanju, odložena u arhivske kutije, usklađena sa listom kategorija koju je donijela
pravna osoba i upisana u arhivsku knjigu.
Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku
knjigu, nadležni arhiv će odrediti rok u kome je pravna osoba dužna, srediti,
odnosno upisati u arhivsku knjigu.
Pravna osoba dužna je prilikom primopredaje obezbijediti arhivske police za
smještaj građe koju predaje i snositi troškove transporta do nadležnog arhiva.
Članak 37.
Arhivska i registraturna građa pravne osobe koja prestaje s radom. predaje se
zapisnički pravnoj osobi koja preuzima njegove poslove.
Zapisnik o primopredaji iz stavka 1. ovog članka, dostavlja se nadležnom arhivu.
Ako je aktom o prestanku rada pravne osobe, određeno da se odabrana arhivska
građa preda nadležnom arhivu, primopredaja te građe izvršit će se na način i
po postupku propisanim u odredbama čl. 36., 37., 38., 39. i 40. ove uredbe.
Članak 38.
Arhivska građa, odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju
nadležnom arhivu popisuje se po vrstama, godini i količini. Uz prijedlog za
primopredaju arhivske građe pravna osoba dostavlja nadležnom arhivu tri primjerka
popisa građe, a dva primjerka zadržava za sebe.
Članak 39.
Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika
pravne osobe, kao predavatelja i nadležnog arhiva, kao primatelja arhivske građe.
Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke:
1. naziv pravne osobe koja predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku
građu,
2. mjesto primopredaje i datum,
3. broj akta na temelju koga se vrši primopredaja,
4. opći pregled arhivske građe po godinama, vrsti i količini i podacima o nastanku
arhivske građe,
5. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi,
6. kratak historijat pravne osobe arhivske građe koja se preuzima,
7. mišljenje predavatelja arhivske građe o načinu i uvjetima korištenja arhivske
građe,
8. obaveze predavatelja arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja
i transporta arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena.
Zapisnik iz stavka 2. ovog članka, potpisuju članovi komisije, a ovjerava se
pečatom predavatelja i pečatom primatelja arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka od kojih tri primjerka
zadržava nadležni arhiv, a dva primjerka predavatelj arhivske građe.
Popis arhivske građe koji podnosi predavatelj, sastavni je dio zapisnika o primopredaji.
Članak 40.
Zajedno sa arhivskom građom nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije
o kretanju predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu.
VII – NADZOR NAD SPROVOĐENJEM OVE UREDBE
Članak 41.
Stručni nadzor nad sprovođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna
objašnjenja i upute za pravilnu primjenu ove uredbe.
VIII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 42.
Rukovoditelji pravnih osoba dužni su organizirati vršenje arhivskih poslova
iz svoje nadležnosti sukladno ovom uredbom, u roku od 30 dana od dana stupanja
na snagu ove uredbe.
Članak 43.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objave u ''Službenim novinama Federacije
BiH''.
V broj 52/03
6.ožujka 2003. godine
Sarajevo
Premijer
dr. Ahmet Hadžipašić, v.r.