U R E D B U
O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH
POSLOVA U PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI
BOSNE I HERCEGOVINE
I – OPĆE ODREDBE
Član 1.
1. Ovom uredbom, u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine
(u daljem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima, javnim
ustanovama, udrugama građana, fondacijama i drugim pravnim licima (u daljem
tekstu: pravna lica), organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine, (u daljem
tekstu: Federacije), koji se odnose na način donošenja liste kategorija sa rokovima
čuvanja, postupak obrađivanja arhivske građe iz registraturne građe, način vođenja
i korištenja arhivske knjige, uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe,
odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske
građe između pravnih lica i nadležnog arhiva.
Član 2.
Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe su:
1. Arhiv Federacije – za pravna lica organizovana na nivou Federacije;
2. kantonalni arhivi – za pravna lica organizovana na nivou Kantona;
3. općinski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou općine;
4. gradski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou grada;
Ako općina, odnosno grad. nemaju svoj arhiv u tom slučaju, nadležan je kantonalni
arhiv na čijem se području općina, odnosno grad nalazi.
Član 3.
Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova javnih preduzeća, javnih
ustanova, udruženja građana, fondacija i drugih pravnih lica osnovanih u kantonu,
odnosno općini i gradu, ako vršenje arhivskih poslova u tim pravnim licima nije
regulisano propisima kantona.
Član 4.
Pravna lica su dužna organizovati i voditi kao dio svoje redovne djelatnosti,
arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti, a u skladu sa ovom
uredbom.
Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.
II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE SA
ROKOVIMA ČUVANJA
Član 5.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao
i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe pravna lica su dužna donijeti
listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista
kategorija).
Član 6.
Listu kategorija donosi rukovodilac pravnog lica. Ova lista se može primijeniti
nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva.
Član 7.
Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac pravnog lica, a
čine je stručni službenici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne građe
iz nadležnosti pravnog lica i koji su sposobni da ocjene naučno-historijski,
društveni i praktični značaj te građe.
Član 8.
Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5
godina, 10 godina, 20 godina i sl.), oznakom ''trajno'' (T) i ''trajno operativno''
(TO).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog
značaja i od značaja za historiju i druge naučne oblasti, kulturu uopće i druge
društvene potrebe, kao i podatke koji govore o uslovima rada i načinu života
građana, i
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima
u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja
se određuju zavisno od potreba pravnog lica.
Član 9.
Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi
davanja saglasnosti. Pravno lice dužno je postupiti po ocjeni nadležnog arhiva
o tome koje se kategorije registraturne građe, iz liste koju su donijeli, moraju
trajno čuvati.
Ako se tijekom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom
listom kategorija, donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i
dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu.
Nadležni arhiv obaezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste
kategorija dati saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.
Član 10.
Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni
dio (obrazac broj 1).
III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ
REGISTRATURNE GRAĐE
Član 11.
Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registaturne
građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa),
a nemaju svojstvo arhivske građe.
Odabiranje vrši pravno lice, u čijem je radu nastala registraturna građa, ili
se kod nje nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi.
Član 12.
Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši
se, po pravilu, iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanja dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste
kategorija.
Član 13.
Pravno lice dužno je da vrši tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u
listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do
1945. godine, kao i od 1992. do 1995. godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. ovog člana, vrši
se samo u nadležnom arhivu.
Član 14.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne
građe, pokreće pravno lice u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi
po bilo kom osnovu.
Rukovodilac pravnog lica, imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne
registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stava 2. ovog člana, obavezno sadrži:
1. naziv pravnog lica, u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod kog
se nalazi,
2. popis registraturne građe koji se predlaže za uništenje po godinama nastanka,
s brojem registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratora, omota i slično),
naznakom klasifikacione oznake iz liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen
u toj listi, količinom izdvojene građe izražene u dužnim metrima i podacima
o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena
bezvrijedna registaturna građa.
Pravno lice dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne
građe koja se predlaže za uništenje.
Član 15.
Po prijemu popisa iz st. 2. i 3. člana 14. ove uredbe, službenik nadležnog arhiva
koji vrši stručni nadzor, (u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva), u
saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2. člana 14. ove uredbe, razmatra popis
i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva, može prilikom provjere, da prihvati u cjelini
ili djelomično popis bezvrijedne registraturne građe. Ako predstavnik nadležnog
arhiva utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa,
naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene
za uništenje, predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije, sastavljaju zapisnik
na osnovu kojeg nadležni arhiv izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne
građe.
Poslije donošenje rješenja iz stava 3. ovog člana, brojevi izdvojenih predmeta
evidentiraju se u postojećim evidencijama (djelovodnik, upisnik, kartoni, arhivska
knjiga i sl.) koje vodi pravno lice
Član 16.
Pravno lice dužno je trajno čuvati cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak
izdvajanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik, rješenje,
popis materijala koji je uništen i sl.).
Član 17.
Na fotografisani, filmovani, fonografisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni
materijal primjenjuju se, osim mjera propisanih ovom uredbom, i mjere koje propisuje
proizvođač, odnosno tvorac te građe.
IV – ARHIVSKA KNJIGA
Član 18.
Svako pravno lice dužno je voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje
nadležnosti.
Član 19.
Rukovodilac pravnog lica je dužan, osigurati da se registraturna građa na kraju
svake godine obavezno, upiše u arhivsku knjigu.
Član 20.
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni da vode sva pravna lica,
u okviru kancelarijskog poslovanja.
Arhivska knjiga će opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale
u radu pravnog lica.
Član 21.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim
predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa.
Pod registraturnom jedinicom, podrazumijeva se fascikla, registrator, kutija,
knjiga, omot i druga jedinica pakiranja u koju se odlaže registraturna građa.
Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu.
Član 22.
U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane u skladu sa članom
21. ove uredbe, u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni)
predmeti i akti i druga registraturna građa (evidencije, knjige, registri, upisnici,
djelovodni protokoli i dr.).
Član 23.
Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim
oznakama i količini materijala.
Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji
se primjenjivao kod pravnog lica, u vrijeme nastajanja te građe.
Član 24.
Pravna lica dužna su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se
po bilo kom osnovu nalazi kod njih na čuvanju (po osnovu likvidacije nekog preduzeća,
odnosno ustanove, po osnovu zatečenosti građe ili ako je pravni sljednik građe
itd.).
Član 25.
Na registraturnu jedinicu iz stava 1. člana 21., stavlja se otisak štambilja
za arhivske jedinice prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini
njegov sastavni dio (obrazac broj 2).
Član 26.
Prijepis ili fotokopija arhivske knjige, u koju su upisane registraturne jedinice
za proteklu godinu, pravna lica dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do 30.
aprila naredne godine.
Član 27.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način njegovog popunjavanja, nalazi se u
prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 3).
Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije na zahtjev
pravnog lica.
V – USLOVI ČUVANJA REGISTRATURNE
I ARHIVSKE GRAĐE
Član 28.
Rukovodilac pravnog lica dužan je preduzeti mjere i obezbijediti uslove da se
registraturna i arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica čuva u sređenom i
sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu.
Pod sređenim stanjem, u smislu ove uredbe, podrazumijeva se ustrojena registraturna,
odnosno arhivska gađa, koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju
pravnog lica.
Pod sigurnim stanjem, u smislu ove uredbe, podrazumijeva se čuvanje registaturne
i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
Član 29.
U cilju zaštite registraturne i arhivske građe pravna lica su dužna obezbijediti
slijedeće:
1. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe
(u daljem tekstu: arhivske prostorije);
2. osigurati arhivsku opremu, održavati klimatske, hemijsko-biološke i fizičke
uslove i kontrolu tih uslova.
Član 30.
Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo.
U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana
kada su akti i predmeti riješeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije
isteka roka iz stava 2. ovog člana.
Arhivske prostorje ne smiju da budu u neposrednoj blizini kotlovnice, trafo
stanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i slično.
Član 31.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se: fascikle, registratori, kutije i druge
jedinice pakovanja (u daljem tekstu: registraturne jedinice čuvanja) kao i stalaže,
ormari i kase, vodootporni i metalni kontejneri, hidrometri, termometri, protivpožarni
aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uvjeti
za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe.
Stalaže, ormari, kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala
otpornog na vatru i vodu.
Član 32.
Pod održavanjem klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova, podrazumijevaju
se zaštita registraturne i arhivske građe od štetnih uticaja: vlage, temperature,
svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata,
glodara i fizičkih oštećenja.
U arhivskim prostorijama temperatura vazduha se mora održavati u rasponu
od 10 – 15 stepeni C, a relativna vlažnost od 50 – 60%.
Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi
direktnom utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji
nemaju hemijsko, foto-hemijsko i biološki štetno dejstvo.
Radi sprječavanja štetnog utjecaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku
građu, obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih
prostorija.
Član 33.
Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvata: smještaj akata i predmeta
u registraturne jedinice čuvanja, smještaj registraturnih jedinica čuvanja u
stalaže, ormare i kase s tim da se izvrši obilježavanje stalaža, ormara i kasa
u arhivskim prostorijama.
Član 34.
Pravna lica dužna su da kontrolišu sređenost i sigurnost stanja registraturne
i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE
IZMEĐU PRAVNIH LICA I NADLEŽNOG ARHIVA
Član 35.
Rukovodioci pravnog lica, dužni su preduzeti mjere da se nadležnom arhivu preda
arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica, osim ako im ta građa nije data posebnim
propisom na čuvanje i korištenje.
Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od
njenog nastajanja. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između
pravnog lica i nadležnog arhiva.
Ukoliko je nadležni arhiv spriječen da u određenom roku preuzme arhivsku građu,
pravna lica iz stava 1. ove uredbe dužni suda tu građu do predaje nadležnom
arhivu čuvaju i osiguraju od uništenja na način predviđen odredbama čl. 28.
do 34. ove uredbe.
Član 36.
Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom
stanju, odložena u arhivske kutije, usklađena sa listom kategorija koju je donijelo
pravno lice i upisana u arhivsku knjigu.
Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku
knjigu, nadležni arhiv će odrediti rok u kome je pravno lice dužno, da je sredi,
odnosno upiše u arhivsku knjigu.
Pravno lice dužno je prilikom primopredaje obezbijediti arhivske police za smještaj
građe koju predaje i snositi troškove transporta do nadležnog arhiva.
Član 37.
Arhivska i registraturna građa pravnog lica koji prestaje s radom. predaje se
zapisnički pravnom licu koje preuzima njegove poslove.
Zapisnik o primopredaji iz stava 1. ovog člana, dostavlja se nadležnom arhivu.
Ako je aktom o prestanku rada pravnog lica, određeno da se odabrana arhivska
građa preda nadležnom arhivu, primopredaja te građe izvršit će se na način i
po postupku propisanim u odredbama čl. 36., 37., 38., 39. i 40. ove uredbe.
Član 38.
Arhivska građa, odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju
nadležnom arhivu popisuje se po vrstama, godini i količini. Uz prijedlog za
primopredaju arhivske građe pravno lice dostavlja nadležnom arhivu tri primjerka
popisa građe, a dva primjerka zadržava za sebe.
Član 39.
Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika
pravnog lica, kao predavaoca i nadležnog arhiva, kao primaoca arhivske građe.
Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke:
1. naziv pravnog lica koji predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku
građu,
2. mjesto primopredaje i datum,
3. broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja,
4. opći pregled arhivske građe po godinama, vrsti i količini i podacima o nastanku
arhivske građe,
5. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi,
6. kratak historijat pravnog lica arhivske građe koja se preuzima,
7. mišljenje predavaoca arhivske građe o načinu i uslovima korištenja arhivske
građe,
8. obaveze predavaoca arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja i
transporta arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena.
Zapisnik iz stava 2. ovog člana, potpisuju članovi komisije, a ovjerava se pečatom
predavaoca i pečatom primaoca arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka od kojih tri primjerka
zadržava nadležni arhiv, a dva primjerka predavalac arhivske građe.
Popis arhivske građe koji podnosi predavalac, sastavni je dio zapisnika o primopredaji.
Član 40.
Zajedno sa arhivskom građom nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije
o kretanju predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu.
VII – NADZOR NAD SPROVOĐENJEM OVE UREDBE
Član 41.
Stručni nadzor nad provođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna
objašnjenja i upute za pravilnu primjenu ove uredbe.
VIII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 42.
Rukovodioci pravnih lica dužni su organizovati vršenje arhivskih poslova iz
svoje nadležnosti u skladu sa ovom uredbom, u roku od 30 dana od dana stupanja
na snagu ove uredbe.
Član 43.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u ''Službenim novinama
Federacije BiH''.
V broj 52/2003
6. marta 2003. godine
Sarajevo
Premijer
dr. Ahmet Hadžipašić, s.r.