Na temelju clanka 173. stavak 1. Zakona o upravi u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Sluzbene novine Federacije BiH", broj 28/97), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde, donosi

UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUZBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE

I OPCE ODREDBE

Clanak 1.

Ovom uredbom uredjuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnimz upanijskim organima uprave i kantonalnimz upanijskim ustanovama, i gradskim i opcinskim sluzbama za upravi (u daljnjem tekstu: organi uprave i sluzbe za upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Federacija), ako propisom kantonazupanije nije drukcije odredjeno. Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno kantonalnih upanijskih organa uprave koje se nalaze van sjedista federalnog organa uprave, odnosno van sjedista kantonalnihz upanijskih organa uprave.

Clanak 2.

Kancelarijsko poslovanje obuhvaca: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje poste, odnosno akata, zavodjenje akata, zdruzivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvodjenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje poste i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo cuvanje.

Clanak 3.

U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sljedeca znacenja:
1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrsava neka sluzbena radnja organa uprave i sluzbe za upravu;
2. prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtez i sl.) ili fizicki predmet, koji se prilaze uz akt radi dopunjavanja, objasnjenja ili dokazivanja sadrzine akta;
3. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i cini posebnu i samostalnu cjelinu;
4. dosije predstavlja skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizicku osobu i koji se kao
jedna cjelina cuvaju na istom mjestu;
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slicno u kojim je slozeno vise predmeta ili vise dosijea koji se
poslije zavrsenog postupka cuvaju u tim fasciklama;
6. arhivska gradja je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, tiskani, fotografirani, filmovani, fonografirani ili na drugi nacin zabiljezeni) dokumentacijski materijal od znacaja za povijest, kulturu i ostale drustvene potrebe, koji je
nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu bez obzira kad je i gdje je nastao;
7. registracijski materijal cine spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi nacin sastavljeni
zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u radu
organa uprave i sluzbe za upravu dok su od znacaja za njihov tekuci rad ili dok iz tog registracijskog materijala
nije odabrana arhivska gradja koja ce se trajno cuvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i sluzbi za upravu gdje se obavljaju poslovi
iz clanka 2. ove uredbe;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se cuvaju zavrseni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje nadleznom arhivu ili do njihovog unistenja.

Clanak 4.

Ako posebnim propisima nije drukcije odredjeno, svaki sluzbeni akt organa uprave, odnosno sluzbe za upravu kojim se vrsi sluzbena prijepiska s drugim organima, pravnim i fizickim osobama (sluzbeni dopis) mora sadrzavati sljedece dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku sadrzinu predmeta,
sadrzaj akta, otisak sluzbenog pecata i potpis ovlastene osobe.

II KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

Clanak 5.

U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i sluzbe za upravu vode osnovne i pomocne knjige evidencija o predmetima i aktima iz svoje nadleznosti. Evidencije o upravnim predmetima iz nadleznosti Federacije,
jedinstvene su za cijelo podrucje Federacije. Osnovne knjige evidencija iz stavka 1. ovog clanka su:
1. upisnik prvostupanjskih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostupanjskih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu,
5. arhivska knjiga.
Pomocne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uredjuju se propisom federalnog ministra pravde iz clanka 18. ove uredbe, s tim sto se tim propisom uredjuje i sadrzaj i nacin vodjenja osnovnih knjiga evidencija iz stavka 2. ovog clanka.

Clanak 6.

Upisnici i djelovodnici iz odredbe clanka 5. stavak 2. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata. Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrzi naziv iz clanka 5. stavak 2. ove uredbe i godinu na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi. Na unutarnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojasnjenja za njihovo vodjenje. Organi uprave odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u tijeku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadleznosti. Organi uprave, odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju veci broj predmeta i akata, u tijeku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o cemu odlucuje rukovoditelj organa uprave, odnosno sluzbe za upravu.

Clanak 7.

U upisnik prvostupanjskih, odnosno drugostupanjskih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, o kojima se rjesava u prvostupanjskom, odnosno drugostupanjskom upravnom postupku u kojima se predmet zavrsava donosenjem rjesenja, odnosno zakljucka, a koji se pokrecu po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije ili po sluzbenoj duznosti.
U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu o kojima se ne rjesava u upravnom postupku. U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu upisuju se predmeti i akti iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu koji su od strane izdavatelja predmeta, odnosno akta, oznaceni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stavka 4. clanka 11. ove uredbe.

Clanak 8.

Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadleznosti organa uprave i sluzbi za upravu obvezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuce skupine s propisanim brojcanim oznakama (u daljnjem tekstu: klasifikacijske oznake), sukladno naputku iz clanka 18. ove uredbe. Razvrstavanje predmeta i akata iz stavka 1. ovog clanka na klasifikacijske oznake vrsi se u upisniku odnosno djelovodniku iz clanka 5. stavak 2. ove uredbe, sukladno naputku iz clanka 18. ove uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od
posiljatelja (ulazna posta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna posta).

III ORGANIZACIJA OBAVLJANJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clanak 9.

Kancelarijsko poslovanje iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu, obavlja se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici ili radnom mjestu organa uprave, odnosno sluzbe za upravu ili u okviru zajednicke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine zupanijskekantonalne organe uprave i ustanove, a u gradu odnosno opcini za sve ili pojedine gradske, odnosno
opcinske sluzbe za upravu. O formiranju zajednicke pisarnice iz stavka 1. ovog clanka odlucuje:
1. za federalne organe uprave i federalne ustanove vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde,
2. za zupanijskekantonalne organe uprave i ustanove nadlez ni izvrsni organ zupanijekantona,
3. za gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu gradonacelnik, odnosno opcinski nacelnik.
U zajednickoj pisarnici koja obavlja kancelarijsko poslovanje za sve ili pojedine organe uprave, odnosno sluzbe za upravu, sukladno stavku 2. ovog clanka, obvezna je i zajednicka arhiva za te organe uprave i sluzbe za upravu.

IV ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA

Clanak 10.

Predmeti i akti i drugi registracijski materijal koji je primljen, odnosno nastane u radu organa uprave i sluzbe za upravu cuvaju se u arhivama tih organa i sluzbi u odgovarajucim fasciklima ili kutijama koje se cuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od unistenja, vlage i drugih ostecenja. Povjerljivi i strogo povjerljivi akti cuvaju se odvojeno od obicnih akata i to na nacin koji osigurava cuvanje njihove povjerljivosti. U svezi s cuvanjem i koristenjem arhiviranih predmeta iz oblasti obrane i unutarnjih poslova, primjenjuju se propisi o
zastiti tajnih podataka.

Clanak 11.

Cjelokupni registracijski materijal nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama. Arhivska knjiga vodi se kao opci inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu u tijeku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku gradju upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se po propisu o arhiviranju koji je vazio u vrijeme kada
je gradja formirana. Sadrzaj i nacin vodjenja i koristenja arhivske knjige za organe uprave i sluzbe za upravu propisat ce federalni ministar pravde u suradnji s Arhivom Federacije.

Clanak 12.

Radi pravilnog arhiviranja i cuvanja predmeta i drugog registracijskog materijala u arhivu organa uprave i sluzbe za upravu, odnosno zajednickom arhivu, rukovoditelj organa uprave, odnosno sluzbe za upravu obvezan je donijeti listu kategorija registracijskog materijala s rokovima cuvanja. Rokovi cuvanja mogu biti utvrdjeni na mjesece, godine i trajno. Lista iz stavka 1. ovog clanka donosi se sukladno propisu iz stavka 3. clanka 13. ove uredbe. Listu iz stavka 1. ovog clanka, rukovoditelji organa uprave i sluzbi za upravu duzni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.

Clanak 13.

Organi uprave i sluzbe za upravu duzni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadleznosti obavljaju prema listi iz stavka 1. clanka 12. ove urede, na koje je suglasnost dao nadlezni arhiv. Arhiviranje predmeta i akata obavlja se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima cuvanja koji su utvrdjeni u listi iz stavka 1. ovog clanka. Uvjete i rokove cuvanja registracijskog materijala i arhivske gradje, kao i postupak odabiranja i izdvajanja arhivske gradje iz registracijskog materijala i nacin primopredaje arhivske gradje izmedju organa uprave i sluzbe za upravu i nadleznog arhiva propisat ce federalni ministar pravde u suradnji s Arhivom Federacije. Arhivska gradja iz arhiva organa uprave i sluzbe za upravu predaje se nadleznom arhivu sporazumno s nadleznim arhivom, sukladno zakonu i drugim propisima.

V SLUZBENA OSOBA OVLASTENA ZA OBAVLJANJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clanak 14.

Rukovoditelji organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, obvezni su rjesenjem odrediti sluzbenu osobu koja ce neposredno biti odgovorna za vodjenje kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu i utvrditi ovlasti te osobe, sukladno organizaci pisarnice iz odredbe clanka 9. ove uredbe.

Clanak 15.

Sluzbena osoba ovlastena za obavljanje kancelarijskog poslovanja duzna je u tijeku radnog vremena organizirati obavljanje poslova tako da sluzbeni predmeti, akti i drugi materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju doci u posjed neovlastenih osoba. Po zavrsetku radnog vremena predmeti, akti i drugi sluzbeni materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi akti i predmeti moraju se cuvati u zakljucanim ormarima, kasama, stolovima ili zakljucani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost.
Nacin cuvanja odredjuje rukovoditelj organa uprave, odnosno sluzbe za upravu.

VI NADZOR NAD OBAVLJANJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clanak 16.

Rukovoditelji organa uprave, odnosno sluzbi za upravu obvezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja ce izvrsiti kontrolu pravilnosti obavljanja kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, sukladno propisima o kancelarijskom poslovanju. Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o kancelarijskom poslovanju obavlja Federalno ministarstvo pravde putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz suglasnost Federalnog ministarstva pravde taj nadzor u opcinskim i gradskim sluzbama za upravu moze obavljati upravna inspekcija nadleznog organa uprave zupanijekantona, a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta, nacina njihovog cuvanja i strucnog odrzavanja, odabiranja arhivske gradje i izdvajanja bezvrijednog registracijskog materijala i predaju arhivske gradje nadleznom arhivu, obavlja Arhiv Federacije.

VII PRIJELAZNE I ZAVRSNE ODREDBE

Clanak 17.

Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno izvrsnih tijela Federacije, zupanijakantona, grada i opcina i njihove strucne sluzbe, ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i sluzbi ne postoje posebni propisi.

Clanak 18.

Ovlascuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe donese naputak o nacinu obaljvanja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i sluzbama za upravu i utvrdi odgovarajuce obrasce za knjige evidencija iz clanka 5. stavak 2. ove uredbe, kao i propis iz clanka 11. stavak 4. i clanka 13. stavak 3. ove uredbe.

Clanak 19.

Danom pocetka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Sluzbeni list SRBiH", broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriju Federacije do dana pocetka primjene ove uredbe.

Clanak 20.

Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Sluzbenim novinama Federacije BiH", a primjenjivat ce se nakon isteka 30 dana od dana njenog stupanja na snagu.

V broj 100/98
2. travnja 1998. godine
Sarajevo
Premijer
Edhem Bicakcic, v. r.