Na temelju clanka 173. stavak 1. Zakona o upravi u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Sluzbene novine Federacije BiH", broj 28/97), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde, donosi UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUZBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE I OPCE ODREDBE Clanak 1. Ovom uredbom uredjuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnimz upanijskim organima uprave i kantonalnimz upanijskim ustanovama, i gradskim i opcinskim sluzbama za upravi (u daljnjem tekstu: organi uprave i sluzbe za upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Federacija), ako propisom kantonazupanije nije drukcije odredjeno. Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno kantonalnih upanijskih organa uprave koje se nalaze van sjedista federalnog organa uprave, odnosno van sjedista kantonalnihz upanijskih organa uprave. Clanak 2. Kancelarijsko poslovanje obuhvaca: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje poste, odnosno akata, zavodjenje akata, zdruzivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvodjenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje poste i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo cuvanje. Clanak 3. U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju
sljedeca znacenja: Clanak 4. Ako posebnim propisima nije drukcije odredjeno, svaki
sluzbeni akt organa uprave, odnosno sluzbe za upravu kojim se vrsi sluzbena
prijepiska s drugim organima, pravnim i fizickim osobama (sluzbeni dopis)
mora sadrzavati sljedece dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja,
kratku sadrzinu predmeta, II KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Clanak 5. U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i sluzbe
za upravu vode osnovne i pomocne knjige evidencija o predmetima i aktima
iz svoje nadleznosti. Evidencije o upravnim predmetima iz nadleznosti
Federacije, Clanak 6. Upisnici i djelovodnici iz odredbe clanka 5. stavak 2. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata. Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrzi naziv iz clanka 5. stavak 2. ove uredbe i godinu na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi. Na unutarnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojasnjenja za njihovo vodjenje. Organi uprave odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u tijeku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadleznosti. Organi uprave, odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju veci broj predmeta i akata, u tijeku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o cemu odlucuje rukovoditelj organa uprave, odnosno sluzbe za upravu. Clanak 7. U upisnik prvostupanjskih, odnosno drugostupanjskih predmeta
upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadleznosti organa uprave,
odnosno sluzbe za upravu, o kojima se rjesava u prvostupanjskom, odnosno
drugostupanjskom upravnom postupku u kojima se predmet zavrsava donosenjem
rjesenja, odnosno zakljucka, a koji se pokrecu po zahtjevu stranke,
pravne osobe, druge institucije ili po sluzbenoj duznosti. Clanak 8. Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadleznosti
organa uprave i sluzbi za upravu obvezno se razvrstavaju po vrsti materije
koja je svrstana u odgovarajuce skupine s propisanim brojcanim oznakama
(u daljnjem tekstu: klasifikacijske oznake), sukladno naputku iz clanka
18. ove uredbe. Razvrstavanje predmeta i akata iz stavka 1. ovog clanka
na klasifikacijske oznake vrsi se u upisniku odnosno djelovodniku iz
clanka 5. stavak 2. ove uredbe, sukladno naputku iz clanka 18. ove uredbe,
prilikom upisa novoprimljenih predmeta od III ORGANIZACIJA OBAVLJANJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Clanak 9. Kancelarijsko poslovanje iz nadleznosti organa uprave
i sluzbe za upravu, obavlja se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici
ili radnom mjestu organa uprave, odnosno sluzbe za upravu ili u okviru
zajednicke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe
uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine zupanijskekantonalne
organe uprave i ustanove, a u gradu odnosno opcini za sve ili pojedine
gradske, odnosno IV ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA Clanak 10. Predmeti i akti i drugi registracijski materijal koji
je primljen, odnosno nastane u radu organa uprave i sluzbe za upravu
cuvaju se u arhivama tih organa i sluzbi u odgovarajucim fasciklima
ili kutijama koje se cuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane
od unistenja, vlage i drugih ostecenja. Povjerljivi i strogo povjerljivi
akti cuvaju se odvojeno od obicnih akata i to na nacin koji osigurava
cuvanje njihove povjerljivosti. U svezi s cuvanjem i koristenjem arhiviranih
predmeta iz oblasti obrane i unutarnjih poslova, primjenjuju se propisi
o Clanak 11. Cjelokupni registracijski materijal nastao u radu organa
uprave i sluzbe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i
klasifikacijskim oznakama. Arhivska knjiga vodi se kao opci inventarski
pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastao u radu organa uprave
i sluzbe za upravu u tijeku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku
gradju upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se po propisu o arhiviranju
koji je vazio u vrijeme kada Clanak 12. Radi pravilnog arhiviranja i cuvanja predmeta i drugog registracijskog materijala u arhivu organa uprave i sluzbe za upravu, odnosno zajednickom arhivu, rukovoditelj organa uprave, odnosno sluzbe za upravu obvezan je donijeti listu kategorija registracijskog materijala s rokovima cuvanja. Rokovi cuvanja mogu biti utvrdjeni na mjesece, godine i trajno. Lista iz stavka 1. ovog clanka donosi se sukladno propisu iz stavka 3. clanka 13. ove uredbe. Listu iz stavka 1. ovog clanka, rukovoditelji organa uprave i sluzbi za upravu duzni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. Clanak 13. Organi uprave i sluzbe za upravu duzni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadleznosti obavljaju prema listi iz stavka 1. clanka 12. ove urede, na koje je suglasnost dao nadlezni arhiv. Arhiviranje predmeta i akata obavlja se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima cuvanja koji su utvrdjeni u listi iz stavka 1. ovog clanka. Uvjete i rokove cuvanja registracijskog materijala i arhivske gradje, kao i postupak odabiranja i izdvajanja arhivske gradje iz registracijskog materijala i nacin primopredaje arhivske gradje izmedju organa uprave i sluzbe za upravu i nadleznog arhiva propisat ce federalni ministar pravde u suradnji s Arhivom Federacije. Arhivska gradja iz arhiva organa uprave i sluzbe za upravu predaje se nadleznom arhivu sporazumno s nadleznim arhivom, sukladno zakonu i drugim propisima. V SLUZBENA OSOBA OVLASTENA ZA OBAVLJANJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Clanak 14. Rukovoditelji organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, obvezni su rjesenjem odrediti sluzbenu osobu koja ce neposredno biti odgovorna za vodjenje kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu i utvrditi ovlasti te osobe, sukladno organizaci pisarnice iz odredbe clanka 9. ove uredbe. Clanak 15. Sluzbena osoba ovlastena za obavljanje kancelarijskog
poslovanja duzna je u tijeku radnog vremena organizirati obavljanje
poslova tako da sluzbeni predmeti, akti i drugi materijali, pecati,
zigovi, stambilji i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom
i da ne smiju doci u posjed neovlastenih osoba. Po zavrsetku radnog
vremena predmeti, akti i drugi sluzbeni materijali, pecati, zigovi,
stambilji i drugi akti i predmeti moraju se cuvati u zakljucanim ormarima,
kasama, stolovima ili zakljucani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana
njihova sigurnost. VI NADZOR NAD OBAVLJANJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Rukovoditelji organa uprave, odnosno sluzbi za upravu obvezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja ce izvrsiti kontrolu pravilnosti obavljanja kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, sukladno propisima o kancelarijskom poslovanju. Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o kancelarijskom poslovanju obavlja Federalno ministarstvo pravde putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz suglasnost Federalnog ministarstva pravde taj nadzor u opcinskim i gradskim sluzbama za upravu moze obavljati upravna inspekcija nadleznog organa uprave zupanijekantona, a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta, nacina njihovog cuvanja i strucnog odrzavanja, odabiranja arhivske gradje i izdvajanja bezvrijednog registracijskog materijala i predaju arhivske gradje nadleznom arhivu, obavlja Arhiv Federacije. VII PRIJELAZNE I ZAVRSNE ODREDBE Clanak 17. Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno izvrsnih tijela Federacije, zupanijakantona, grada i opcina i njihove strucne sluzbe, ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i sluzbi ne postoje posebni propisi. Clanak 18. Ovlascuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe donese naputak o nacinu obaljvanja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i sluzbama za upravu i utvrdi odgovarajuce obrasce za knjige evidencija iz clanka 5. stavak 2. ove uredbe, kao i propis iz clanka 11. stavak 4. i clanka 13. stavak 3. ove uredbe. Clanak 19. Danom pocetka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Sluzbeni list SRBiH", broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriju Federacije do dana pocetka primjene ove uredbe. Clanak 20. Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Sluzbenim novinama Federacije BiH", a primjenjivat ce se nakon isteka 30 dana od dana njenog stupanja na snagu. V broj 100/98 |