Na osnovu clana 173. stav 1. Zakona o upravi u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Sluzbene novine Federacije BiH", broj 28/97), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde, donosi UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUZBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE I OPCE ODREDBE Clan 1. Ovom uredbom uredjuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima
uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnimz upanijskim organima
uprave i kantonalnimzupanijskim ustanovama, i gradskim i opcinskim sluzbama
za upravi (u daljem tekstu: organi uprave i sluzbe za upravu) u Federaciji
Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Federacija), ako propisom kantonazupanije
nije drukcije odredjeno. Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko
poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno
kantonalnih Clan 2. Kancelarijsko poslovanje obuhvaca: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje poste, odnosno akata, zavodjenje akata, zdruzivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvodjenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje poste i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo cuvanje. Clan 3. U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju
sljedeca znacenja: Clan 4. Ako posebnim propisima nije drukcije odredjeno, svaki sluzbeni akt organa uprave, odnosno sluzbe za upravu kojim se vrsi sluzbena prijepiska s drugim organima, pravnim i fizickim osobama (sluzbeni dopis) mora sadrzavati sljedece dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku sadrzinu predmeta, sadrzaj akta, otisak sluzbenog pecata i potpis ovlastene osobe. II KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Clan 5. U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i sluzbe
za upravu vode osnovne i pomocne knjige evidencija o predmetima i aktima
iz svoje nadleznosti. Evidencije o upravnim predmetima iz nadleznosti
Federacije, Clan 6. Upisnici i djelovodnici iz odredbe clana 5. stav 2. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata. Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrzi naziv iz clana 5. stav 2. ove uredbe i godinu na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi. Na unutrasnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojasnjenja za njihovo vodjenje. Organi uprave odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadleznosti. Organi uprave, odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju veci broj predmeta i akata, u toku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o cemu odlucuje rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu. Clan 7. U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, o kojima se rjesava u prvostepenom, odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet zavrsava donosenjem rjesenja, odnosno zakljucka, a koji se pokrecu po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije ili po sluzbenoj duznosti. U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu o kojima se ne rjesava u upravnom postupku. U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu upisuju se predmeti i akti iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu koji su od strane izdavatelja predmeta, odnosno akta, oznaceni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. clana 11. ove uredbe. Clan 8. Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadleznosti organa uprave i sluzbi za upravu obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuce grupe s propisanim brojcanim oznakama (u daljem tekstu: klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz clana 18. ove uredbe. Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog clana na klasifikacijske oznake vrsi se u upisniku odnosno djelovodniku iz clana 5. stav 2. ove uredbe, u skladu sa uputstvom iz clana 18. ove uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od posiljatelja (ulazna posta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna posta). III ORGANIZACIJA VRSENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Clan 9. Kancelarijsko poslovanje iz nadleznosti organa uprave
i sluzbe za upravu, vrsi se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici
ili radnom mjestu organa uprave, odnosno sluzbe za upravu ili u okviru
zajednicke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe
uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine antonalnezupanijske
organe uprave i ustanove, a u gradu odnosnoopcini za sve ili pojedine
gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu. O formiranju zajednicke
pisarnice iz stava 1. ovog clana odlucuje: IV ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA Clan 10. Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji
je primljen, odnosno nastane u radu organa uprave i sluzbe za upravu
cuvaju se u arhivama tih organa i sluzbi u odgovarajucim fasciklima
ili kutijama koje se cuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane
od unistenja, vlage i drugih ostecenja. Povjerljivi i strogo povjerljivi
akti cuvaju se odvojeno od obicnih akata i to na nacin koji osigurava
cuvanje njihove povjerljivosti. U vezi s cuvanjem i koristenjem arhiviranih
predmeta iz oblasti odbrane i unutrasnjih poslova, primjenjuju se propisi
o Clan 11. Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama. Arhivska knjiga vodi se kao opci inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu u toku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku gradju upisivanje u arhivsku knjigu vrsi se po propisu o arhiviranju koji je vazio u vrijeme kada je gradja formirana. Sadrzaj i nacin vodjenja i koristenja arhivske knjige za organe uprave i sluzbe za upravu propisat ce federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije. Clan 12. Radi pravilnog arhiviranja i cuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu organa uprave i sluzbe za upravu, odnosno zajednickom arhivu, rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu obavezan je donijeti listu kategorija registraturskog materijala s rokovima cuvanja. Rokovi cuvanja mogu biti utvrdjeni na mjesece, godine i trajno.Lista iz stava 1. ovog clana donosi se u skladu s propisom iz stava 3. clana 13. ove uredbe. Listu iz stava 1. ovog clana, rukovodioci organa uprave i sluzbi za upravu duzni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. Clan 13. Organi uprave i sluzbe za upravu duzni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadleznosti vrse prema listi iz stava 1. clana 12. ove uredbe, na koje je saglasnost dao nadlezni arhiv. Arhiviranje predmeta i akata vrsi se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima cuvanja koji su utvrdjeni u listi iz stava 1. ovog clana. Uvjete i rokove cuvanja registraturskog materijala i arhivske gradje, kao i postupak odabiranja i izdvajanja arhivske gradje iz registraturskog materijala i nacin primopredaje arhivske gradje izmedju organa uprave i sluzbe za upravu i nadleznog arhiva propisat ce federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije. Arhivska gradja iz arhiva organa uprave i sluzbe za upravu predaje se nadleznom arhivu sporazumno s nadleznim arhivom, u skladu sa zakonom i drugim propisima. V SLUZBENA OSOBA OVLASTENA ZA VRSENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Clan 14. Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, obavezni su rjesenjem odrediti sluzbenu osobu koja ce neposredno biti odgovorna za vodjenje kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu i utvrditi ovlasti te osobe, u skladu sa organizacijom pisarnice iz odredbe clana 9. ove uredbe. Clan 15. Sluzbena osoba ovlastena za vrsenje kancelarijskog poslovanja
duzna je u toku radnog vremena organizirati vrsenje poslova tako da
sluzbeni predmeti, akti i drugi materijali, pecati, zigovi, stambilji
i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju
doci u posjed neovlastenih osoba. Po zavrsetku radnog vremena predmeti,
akti i drugi sluzbeni materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi
akti i predmeti moraju se cuvati u zakljucanim ormarima, kasama, stolovima
ili zakljucani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost. VI NADZOR NAD VRSENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Clan 16. Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbi za upravu obavezni
su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja ce izvrsiti
kontrolu pravilnosti vrsenja kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti
organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, u skladu s propisima o kancelarijskom
poslovanju. Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih
propisa o kancelarijskom poslovanju vrsi Federalno ministarstvo pravde
putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz saglasnost Federalnog
ministarstva pravde taj nadzor u opcinskim i gradskim sluzbama za upravu
moze vrsiti upravna inspekcija nadleznog organa uprave kantonazupanije,
a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta,
nacina njihovog cuvanja i strucnog odrzavanja, odabiranja arhivske gradje
i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala VII PRIJELAZNE I ZAVRSNE ODREDBE Clan 17. Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno izvrsnih tijela Federacije, kantonaz upanija, grada i opcina i njihove strucne sluzbe, ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i sluzbi ne postoje posebni propisi. Clan 18. Ovlascuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe donese uputstvo o nacinu vrsenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i sluzbama za upravu i utvrdi odgovarajuce obrasce za knjige evidencija iz clana 5. stav 2. ove uredbe, kao i propis iz clana 11. stav 4. i clana 13. stav 3. ove uredbe. Clan 19. Danom pocetka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Sluzbeni list SRBiH", broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriju Federacije do dana pocetka primjene ove uredbe. Clan 20. Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Sluzbenim novinama Federacije BiH", a primjenjivat ce se nakon isteka 30 dana od dana njenog stupanja na snagu. V broj 100/98 |