Na osnovu clana 173. stav 1. Zakona o upravi u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Sluzbene novine Federacije BiH", broj 28/97), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde, donosi

UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUZBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE

I OPCE ODREDBE

Clan 1.

Ovom uredbom uredjuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnimz upanijskim organima uprave i kantonalnimzupanijskim ustanovama, i gradskim i opcinskim sluzbama za upravi (u daljem tekstu: organi uprave i sluzbe za upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Federacija), ako propisom kantonazupanije nije drukcije odredjeno. Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno kantonalnih
upanijskih organa uprave koje se nalaze van sjedista federalnog organa uprave, odnosno van sjedista kantonalnih upanijskih organa uprave.

Clan 2.

Kancelarijsko poslovanje obuhvaca: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje poste, odnosno akata, zavodjenje akata, zdruzivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvodjenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje poste i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo cuvanje.

Clan 3.

U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sljedeca znacenja:
1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrsava neka sluzbena radnja organa uprave i sluzbe za upravu;
2. prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtez i sl.) ili fizicki predmet, koji se prilaze uz akt radi dopunjavanja, objasnjenja ili dokazivanja sadrzine akta;
3. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i cini posebnu i samostalnu cjelinu;
4. dosije predstavlja skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizicku osobu i koji se kao
jedna cjelina cuvaju na istom mjestu;
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slicno u kojim je slozeno vise predmeta ili vise dosijea koji se
poslije zavrsenog postupka cuvaju u tim fasciklama;
6. arhivska gradja je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, stampani, fotografirani, filmovani, fonografirani ili na
drugi nacin zabiljezeni) dokumentacijski materijal od znacaja za historiju, kulturu i ostale drustvene potrebe,
koji je nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu bez obzira kad je i gdje je nastao;
7. registraturski materijal cine spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi nacin sastavljeni
zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u radu
organa uprave i sluzbe za upravu dok su od znacaja za njihov tekuci rad ili dok iz tog registraturskog materijala
nije odabrana arhivska gradja koja ce se trajno cuvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i sluzbi za upravu gdje se vrse poslovi iz
clana 2. ove uredbe;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se cuvaju zavrseni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do nihove predaje nadleznom arhivu ili do njihovog unistenja.

Clan 4.

Ako posebnim propisima nije drukcije odredjeno, svaki sluzbeni akt organa uprave, odnosno sluzbe za upravu kojim se vrsi sluzbena prijepiska s drugim organima, pravnim i fizickim osobama (sluzbeni dopis) mora sadrzavati sljedece dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku sadrzinu predmeta, sadrzaj akta, otisak sluzbenog pecata i potpis ovlastene osobe.

II KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU

Clan 5.

U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i sluzbe za upravu vode osnovne i pomocne knjige evidencija o predmetima i aktima iz svoje nadleznosti. Evidencije o upravnim predmetima iz nadleznosti Federacije,
jedinstvene su za cijelo podrucje Federacije. Osnovne knjige evidencija iz stava 1. ovog clana su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu,
5. arhivska knjiga.
Pomocne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uredjuju se propisom federalnog ministra pravde iz clana 18. ove uredbe, s tim sto se tim propisom uredjuje i sadrzaj i nacin vodjenja osnovnih knjiga evidencija iz stava 2. ovog clana.

Clan 6.

Upisnici i djelovodnici iz odredbe clana 5. stav 2. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata. Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrzi naziv iz clana 5. stav 2. ove uredbe i godinu na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi. Na unutrasnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojasnjenja za njihovo vodjenje. Organi uprave odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadleznosti. Organi uprave, odnosno sluzbe za upravu koji u svom radu imaju veci broj predmeta i akata, u toku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o cemu odlucuje rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu.

Clan 7.

U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, o kojima se rjesava u prvostepenom, odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet zavrsava donosenjem rjesenja, odnosno zakljucka, a koji se pokrecu po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije ili po sluzbenoj duznosti. U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu o kojima se ne rjesava u upravnom postupku. U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu upisuju se predmeti i akti iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu koji su od strane izdavatelja predmeta, odnosno akta, oznaceni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. clana 11. ove uredbe.

Clan 8.

Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadleznosti organa uprave i sluzbi za upravu obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuce grupe s propisanim brojcanim oznakama (u daljem tekstu: klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz clana 18. ove uredbe. Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog clana na klasifikacijske oznake vrsi se u upisniku odnosno djelovodniku iz clana 5. stav 2. ove uredbe, u skladu sa uputstvom iz clana 18. ove uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od posiljatelja (ulazna posta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna posta).

III ORGANIZACIJA VRSENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clan 9.

Kancelarijsko poslovanje iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu, vrsi se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici ili radnom mjestu organa uprave, odnosno sluzbe za upravu ili u okviru zajednicke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine antonalnezupanijske organe uprave i ustanove, a u gradu odnosnoopcini za sve ili pojedine gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu. O formiranju zajednicke pisarnice iz stava 1. ovog clana odlucuje:
1. za federalne organe uprave i federalne ustanove vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde,
2. za kantonalnezupanijske organe uprave i ustanove nadlez ni izvrsni organ kantonazupanije,
3. za gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu gradonacelnik, odnosno opcinski nacelnik.
U zajednickoj pisarnici koja vrsi kancelarijsko poslovanje za sve ili pojedine organe uprave, odnosno sluzbe za upravu, u skladu sa stavom 2. ovog clana, obavezna je i zajednicka arhiva za te organe uprave i sluzbe za upravu.

IV ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA

Clan 10.

Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen, odnosno nastane u radu organa uprave i sluzbe za upravu cuvaju se u arhivama tih organa i sluzbi u odgovarajucim fasciklima ili kutijama koje se cuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od unistenja, vlage i drugih ostecenja. Povjerljivi i strogo povjerljivi akti cuvaju se odvojeno od obicnih akata i to na nacin koji osigurava cuvanje njihove povjerljivosti. U vezi s cuvanjem i koristenjem arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane i unutrasnjih poslova, primjenjuju se propisi o
zastiti tajnih podataka.

Clan 11.

Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama. Arhivska knjiga vodi se kao opci inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu u toku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku gradju upisivanje u arhivsku knjigu vrsi se po propisu o arhiviranju koji je vazio u vrijeme kada je gradja formirana. Sadrzaj i nacin vodjenja i koristenja arhivske knjige za organe uprave i sluzbe za upravu propisat ce federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije.

Clan 12.

Radi pravilnog arhiviranja i cuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu organa uprave i sluzbe za upravu, odnosno zajednickom arhivu, rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu obavezan je donijeti listu kategorija registraturskog materijala s rokovima cuvanja. Rokovi cuvanja mogu biti utvrdjeni na mjesece, godine i trajno.Lista iz stava 1. ovog clana donosi se u skladu s propisom iz stava 3. clana 13. ove uredbe. Listu iz stava 1. ovog clana, rukovodioci organa uprave i sluzbi za upravu duzni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.

Clan 13.

Organi uprave i sluzbe za upravu duzni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadleznosti vrse prema listi iz stava 1. clana 12. ove uredbe, na koje je saglasnost dao nadlezni arhiv. Arhiviranje predmeta i akata vrsi se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima cuvanja koji su utvrdjeni u listi iz stava 1. ovog clana. Uvjete i rokove cuvanja registraturskog materijala i arhivske gradje, kao i postupak odabiranja i izdvajanja arhivske gradje iz registraturskog materijala i nacin primopredaje arhivske gradje izmedju organa uprave i sluzbe za upravu i nadleznog arhiva propisat ce federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije. Arhivska gradja iz arhiva organa uprave i sluzbe za upravu predaje se nadleznom arhivu sporazumno s nadleznim arhivom, u skladu sa zakonom i drugim propisima.

V SLUZBENA OSOBA OVLASTENA ZA VRSENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clan 14.

Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, obavezni su rjesenjem odrediti sluzbenu osobu koja ce neposredno biti odgovorna za vodjenje kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu i utvrditi ovlasti te osobe, u skladu sa organizacijom pisarnice iz odredbe clana 9. ove uredbe.

Clan 15.

Sluzbena osoba ovlastena za vrsenje kancelarijskog poslovanja duzna je u toku radnog vremena organizirati vrsenje poslova tako da sluzbeni predmeti, akti i drugi materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju doci u posjed neovlastenih osoba. Po zavrsetku radnog vremena predmeti, akti i drugi sluzbeni materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi akti i predmeti moraju se cuvati u zakljucanim ormarima, kasama, stolovima ili zakljucani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost.
Nacin cuvanja odredjuje rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu.

VI NADZOR NAD VRSENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Clan 16.

Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbi za upravu obavezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja ce izvrsiti kontrolu pravilnosti vrsenja kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju. Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o kancelarijskom poslovanju vrsi Federalno ministarstvo pravde putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz saglasnost Federalnog ministarstva pravde taj nadzor u opcinskim i gradskim sluzbama za upravu moze vrsiti upravna inspekcija nadleznog organa uprave kantonazupanije, a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta, nacina njihovog cuvanja i strucnog odrzavanja, odabiranja arhivske gradje i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala
i predaju arhivske gradje nadleznom arhivu, vrsi Arhiv Federacije.

VII PRIJELAZNE I ZAVRSNE ODREDBE

Clan 17.

Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih, odnosno izvrsnih tijela Federacije, kantonaz upanija, grada i opcina i njihove strucne sluzbe, ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i sluzbi ne postoje posebni propisi.

Clan 18.

Ovlascuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe donese uputstvo o nacinu vrsenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i sluzbama za upravu i utvrdi odgovarajuce obrasce za knjige evidencija iz clana 5. stav 2. ove uredbe, kao i propis iz clana 11. stav 4. i clana 13. stav 3. ove uredbe.

Clan 19.

Danom pocetka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Sluzbeni list SRBiH", broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriju Federacije do dana pocetka primjene ove uredbe.

Clan 20.

Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Sluzbenim novinama Federacije BiH", a primjenjivat ce se nakon isteka 30 dana od dana njenog stupanja na snagu.

V broj 100/98
2. aprila 1998. godine
Sarajevo
Premijer
Edhem Bicakcic, s. r.